01/11
Bir Excel dosyası kayıtlara nasıl dönüşür?
Kurgusal müvekkil import örneği; kimlikler maskeli ve yalnız üç sütun gösteriliyor. Tür, e-posta ve telefon gibi tam zorunlu alanlar güncel şablonda bulunur. Bu bir çalışan form veya gerçek iş sonucu değildir.
- 01/05
CSV/XLSX ve müvekkil türü seçilir; yükleme henüz müvekkil kaydı oluşturmaz.
- 02/05
Zorunlu alanlar ve şube doğrulanır; yalnız seçilen kayıt türü için eşleme yapılır.
- 03/05
Üç satır uygun, bir satır hatalı örneklendi. Kimlik kontrolü yalnız hane sayısından ibaret değildir.
- 04/05
Hatalı satır dışarıda kalır; uygun üç satır güncel önizleme revizyonuyla onaylanır. Hücre dosyada düzeltilip yeni işte denenebilir.
- 05/05
Örnekte arka plan işi üç müvekkili oluşturur; bir kaynak satırı aktarılmamıştır. Dava, duruşma veya taraf kaydı oluşmaz.
Müvekkil dosyası seçilir
02/11
Sütun eşleme: Excel sütunu hangi alana gider?
CSV veya XLSX dosyası için müvekkil, dava, fatura ya da zaman kaydı türünü seçersiniz. Her iş yalnız bu türün alanlarını eşler; şablondaki zorunlu sütunlar ve erişilebilir şube/katalog referansları geçerli olmalıdır.
Önce küçük bir dosyayla deneyin. Önizlemede hataları inceleyin; uygun satırları açıkça onayladıktan sonra arka plan işinin sonucunu ve satır raporunu bekleyin. Kaynak hücre düzeltmesi dosyanızda yapılır ve yeni bir yükleme/önizleme gerektirir.
Excel sütunu
Vekilaw alanı / Not
AMüvekkil türü ve adı
Müvekkil aktarımı: clientType, fullName
Individual/Corporate tür kodu kullanılır
BTCKN veya VKN
Müvekkil aktarımı: identifier
Hane ve checksum; aynı şubedeki mükerrerler hata olabilir
CE-posta ve telefon
Müvekkil aktarımı: email, phoneNumber
Ayrı zorunlu alanlardır
DEsas no, mahkeme, tür, durum, il, açıklama
Dava aktarımı
Altı alanın tümü gerekir; katalog değerlerini şablondan kontrol edin
EFatura ve zaman kaydı
Ayrı aktarım türleri
Kendi zorunlu alanları ve mevcut kayıt referansları vardır
FKarşı taraf, duruşma ve yasal süre
Bu import şablonunun alanları değildir
İlgili dava ekranlarından ayrıca ekleyip doğrulayın
GDava notu veya belge
Bu import işinde oluşturulmaz
Sonradan ilgili ekranlardan kaydedilir
03/11
Excel ile dava takibi nerede sınırına dayanır?
Excel ortak çalışma ve erişim ayarlarıyla kullanılabilir; büronun ihtiyaçları büyüdükçe tabloları dava, belge ve yetki süreçleriyle birlikte yönetmek zorlaşabilir. Geçiş kararı mevcut çalışma düzeninize göre verilmelidir.
Aşağıda altı yaygın sınırı ve yazılımdaki karşılığını yan yana görürsünüz.
Önce: Excel ve klasör
- Ortak çalışma veya sürüm takibi kurulmadığında değişiklikler çakışabilir.
- Dosya paylaşımı doğru sınırlandırılmazsa gereğinden fazla satır görülebilir.
- Tarih hücreleri için ayrıca hatırlatma düzeni kurmanız gerekir.
- Müvekkil, dava ve belge farklı dosyalardadır; ilişkiyi elle kurarsınız.
- Arama yalnız açık dosyada çalışır; geçmiş yılların dosyaları klasörlerde kaybolur.
- Tablo e-postayla dolaşır; kaç kopyası olduğu ve kimde durduğu bilinmez.
Sonra: Vekilaw
- Firma kayıtları ortak sistemden, güncel erişim kapsamınızla okunur; ekranları gerektiğinde yenileyin.
- Roller ve izinler kimin neyi göreceğini belirler.
- Yasal süreler dava bağlamında ayrıca kaydedilir; ajanda görünürlüğü ve hatırlatma teslimi izin, ayar ve kanal koşullarına bağlıdır.
- Müvekkil, dava ve belge birbirine bağlı kayıtlardır.
- Arama desteklenen kayıt metadata alanlarında, firma/şube/dosya erişiminizle sınırlı çalışır; belge içi OCR araması değildir.
- Hesap ve izinlerle erişim sağlanır; dışa aktarılan kopyaların paylaşımı ayrıca yönetilir.
Müvekkil bilgisi içeren kaynak ve çıktı dosyalarının kimlerle paylaşıldığını ayrıca takip edin. Kişisel veri güvenliği (yeni sekmede açılır) değerlendirmesi yalnız kullanılan yazılımdan ibaret değildir; paylaşım, erişim ve saklama düzeninizi de kapsar.
04/11
Hazırlık: neyi taşıyacağınıza karar verin
Geçişin en pahalı hatası her şeyi taşımaya çalışmaktır. Önce hangi dosyaların canlı olduğunu belirleyin: derdest davalar, açık süreler, aktif müvekkiller. Kapanmış dosyalar için ayrı bir arşiv kararı verin.
Bir envanter çıkarın: kaç Excel dosyası var, sahibi kim, hangi sütunlar kullanılıyor, kimler değiştiriyor? Aynı müvekkilin üç farklı yazımla geçtiği dosyalar bu aşamada görünür olur.
Önce: Excel ve klasör
- Dosyalar kişilerin bilgisayarında ve e-postalarda dağınıktır.
- Sütunların anlamını yalnız tabloyu yaratan kişi bilir.
- Hangi tablonun güncel olduğu belirsizdir.
Sonra: Vekilaw
- Taşınacak canlı dosyalar listelenmiştir.
- Her sütun için bir hedef alan belirlenmiştir.
- Tek bir tablo, doğru kaynak olarak işaretlenmiştir.
Bu adımda yapın
- Derdest dava sayısını ve açık süre sayısını yazın.
- Kaynak tabloların sahiplerini ve son güncelleme tarihlerini kaydedin.
- Taşınmayacak kapalı dosyaların arşiv yerini belirleyin.
- Geçiş sorumlusunu ve pilot ekibini atayın.
05/11
Veri temizliği: aktarmadan önce düzeltin
Temizlik geçişin en sıkıcı ama en değerli adımıdır. Yanlış veri yeni sisteme taşındığında yalnızca daha düzenli yanlış veri olur. Her sütun için tek bir biçim belirleyin ve düzeltmeyi kaynak tabloda yapın.
Tarih ve esas numarası biçimini, telefonları ve TCKN/VKN kontrol basamaklarını doğrulayın. Aynı kişiye ait görünen satırları yalnız ad benzerliğiyle birleştirmeyin; kimliği ve ilişkileri yetkili kişi kontrol etsin.
Önce: Excel ve klasör
- Tarihler metindir; bazıları gün.ay, bazıları ay/gün yazılmıştır.
- Aynı müvekkil birden fazla yazımla tekrar eder.
- Esas numaraları serbest metindir.
- Boş ve birleştirilmiş hücreler vardır.
Sonra: Vekilaw
- Tarih alanları seçilen şemaya göre kontrol edilmiştir; takvim kayıtları ayrıca doğrulanır.
- Mükerrer adayları kontrol edilmiştir; aynı kimlikli satırlar otomatik birleştirilmez.
- Mahkeme ve esas numarası ayrı alanlardadır.
- Her satır tek bir kayıttır.
Bu adımda yapın
- Satır başına bir dava, satır başına bir müvekkil ilkesini uygulayın.
- TCKN/VKN için hane sayısı yanında kontrol basamağını da doğrulayın; telefon ve e-posta zorunluluklarını seçilen türün şablonundan kontrol edin.
- Tarih sütunlarını metinden tarih biçimine çevirin.
- Düzeltmeleri kaynak dosyanın kopyasında yapın ve orijinali saklayın.
06/11
Aktarım sonrası doğrulama: sayılarla kontrol edin
Kaynak, önizleme ve sonuç raporundaki toplam/geçerli/hatalı/başarılı/başarısız satırları karşılaştırın. Onaylanan satırların işlenmesi kısmen başarısız olabilir; işin tamamlanması tüm kaynak verinin taşındığı anlamına gelmez. Duruşma, süre, taraf, not ve belgeleri ayrıca kontrol edin.
Rastgele seçilmiş kayıtları kaynakla karşılaştırın. Yanlış tarih, boş zorunlu alan ve hatalı referansları inceleyin. Import dışında eklediğiniz yasal süre, duruşma ve taraf bağlantılarını ayrıca doğrulayın; dosya aktarımı bunları otomatik kurmaz.
Önce: Excel ve klasör
- Aktarımın doğru olup olmadığı kimseye göre değişir.
- Hata, ancak bir duruşma kaçırıldığında fark edilir.
Sonra: Vekilaw
- Sayılar kaynak tabloyla birebir karşılaştırılmıştır.
- Örnek dosyalar tek tek doğrulanmış, farklar kayda geçmiştir.
Bu adımda yapın
- Aktarımdan önce kaynak tablodaki satır sayılarını bir kenara not edin.
- Açık süreleri ve önümüzdeki otuz günün duruşmalarını liste hâlinde yazdırıp karşılaştırın.
- Farkları kaynakta düzeltip aynı eşlemeyle yeniden aktarın.
- Doğrulamayı yapan kişiyi ve tarihi bir nota yazın.
07/11
Pilot dönem: tek ekip, sınırlı sayıda dosya
Tüm büroyu bir gecede taşımak yerine tek bir ekiple ve yirmi kadar canlı dosyayla iki hafta çalışın. Pilotun amacı, eşleme hatalarını ve ekibin ihtiyaç duyduğu görünümleri küçük bir riskle bulmaktır.
Pilot boyunca Excel'i salt okunur tutun ve her güncellemeyi yalnız yeni sistemde yapın. İki yerde birden güncelleme geçişin en sık başarısızlık nedenidir.
Önce: Excel ve klasör
- Güncelleme iki yerde birden yapılır.
- Hangi kaydın doğru olduğu tartışılır.
Sonra: Vekilaw
- Pilot ekip yalnız yeni sistemi günceller.
- Excel salt okunur referanstır; farklar listelenir.
Bu adımda yapın
- Başarı ölçütlerini önceden yazın: tüm açık süreler yeni sistemde mi, duruşma takvimi doğru mu?
- Pilot sonunda eşleme hatalarını düzeltip tam aktarıma geçin.
- Pilot ekipte hem avukat hem asistan bulunsun; farklı rollerin görünümleri denensin.
08/11
Ekip eğitimi: role göre ve kısa
Eğitim bir özellik turu değil, günlük işin yeniden anlatımı olmalıdır. Asistanlara dosya açma, süre ve duruşma girme ve belge yükleme; avukatlara dosya görünümü, ajanda ve bildirimler; ortak ve yöneticilere raporlama ve yetki yönetimi gösterilir.
Roller ve izinler eğitimden önce tanımlanmalıdır. Kişi giriş yaptığında yalnız kendi işine ait ekranları görürse eğitim süresi kısalır. Ekipte yapay zekâyla taslak hazırlanacaksa güvenli kullanım kuralları için yapay zeka ile dilekçe taslağı rehberini eğitim planına ekleyin.
Önce: Excel ve klasör
- Herkes aynı tabloyu kendi alışkanlığıyla kullanır.
- Yeni gelen kişi tabloyu çözmek için eskilerden öğrenir.
Sonra: Vekilaw
- Her rol kendi işine uygun ekranlarla başlar.
- Yeni gelen kişi tanımlı rolüyle ilk gün çalışmaya başlar.
Bu adımda yapın
- Her rol için gerçek dosya üzerinden otuz ila kırk beş dakikalık bir oturum planlayın.
- Sık sorulan soruları ortak bir notta toplayın.
- İlk hafta günün sonunda on dakikalık soru-cevap oturumu koyun.
09/11
Excel'i emekliye ayırma ve saklama
Eski tablo ve belgeler için erişimi sınırlı bir saklama planı oluşturun. Avukatlık Kanunu m.39 (yeni sekmede açılır), kişisel veri mevzuatı (yeni sekmede açılır) ve meslek kuralları (yeni sekmede açılır) gibi kaynakların dosyanıza uygulanmasını uzmanla değerlendirin; tek bir süreyi bütün kayıt türlerine uygulamayın.
Bu rehber saklama süresi veya silme kararı vermez. Aktarılmayan ve dışa kopyalanan dosyaların erişimi, yedekleri ve imhası büronuzun ayrıca yöneteceği işlerdir.
Bu adımda yapın
- Eski tabloların son hâlini tarih damgalı tek bir arşiv klasörüne alın.
- Arşiv klasörüne erişimi ortaklarla sınırlayın.
- Saklama süresi dolanlar için silme tarihini bir yere yazın.
10/11
İlk 30 günlük plan
Geçişin ilk ayını dört haftaya bölün; her haftanın tek bir hedefi olsun. Haftalık hedefi tamamlamadan bir sonrakine geçmeyin.
- 01/04
Hafta 1: Hazırlık ve temizlik
Envanter, canlı dosya listesi, veri temizliği ve rol tanımları. Excel'e yeni kayıt girişini hafta sonunda durdurun.
- 02/04
Hafta 2: Pilot
Desteklenen kayıt türleriyle küçük pilot, eşleme ve sonuç kontrolü; süre/duruşmaların ayrıca kaydı ve doğrulanması.
- 03/04
Hafta 3: Tam aktarım ve eğitim
Düzeltilmiş eşlemeyle tüm canlı dosyaların aktarımı ve role göre eğitim oturumları.
- 04/04
Hafta 4: Tek sistem
Excel salt okunur arşive alınır; süre ve duruşma takipleri yeni sistemden yapılır; ilk geri bildirim toplantısı yapılır.
11/11
Sık sorulan sorular
- 01
Excel'den geçiş ne kadar sürer?
Dosya sayısına ve veri kalitesine bağlıdır. Rehberdeki plan canlı dosyalar için ilk ayı hedefler; süreyi en çok veri temizliği belirler.
- 02
Kapanmış eski dosyaları da taşımalı mıyım?
Önce canlı kayıtlar için kapsam belirleyin. Eski dosyaları taşıma veya saklama kararı, veri türü ve hukuki saklama politikanıza bağlıdır; tüm eski dosyaların bu import şablonlarıyla taşınacağı varsayılmaz.
- 03
Excel'de olmayan belgeleri ve notları nasıl eklerim?
Belgeyi ilgili belge ekranından yükleyebilir, dava notunu dava ayrıntısından kaydedebilirsiniz. Bu adımlar import işinden ayrıdır; belgede dava bağlantısı isteğe bağlıdır, doğrudan müvekkil bağlantısı varsayılmaz.
- 04
Aktarılan müvekkil verisi güvende mi?
Kayıtlar şirketinize ait ayrı bir kapsamda tutulur ve rol ve izinlerle korunur. Teknik önlemlerin ayrıntıları güvenlik sayfasında anlatılır.
Resmi kaynaklar
Geçiş ve saklama konusunda anılan mevzuat maddeleri, 6 Ekim 2026'da Mevzuat Bilgi Sistemi ile Türkiye Barolar Birliği kaynaklarından okunmuştur.
İlgili rehberler
- İstinaf ve temyiz süreleri nasıl hesaplanır?Hukuk, ceza ve idari yargıda başvuru süreleri, tebliğle başlangıç, tatile denk gelen son gün ve adli tatil etkisi; üç örnek hesapla.Rehberi okuyun (10 dk)
- Avukatlar için zaman kaydı ve faturalama rehberiZaman kaydı ile ücret hesabını ayırın: manuel faturalama, örnek vergi hesabı, koşullu belge/tahsilat ve ayrı rapor kapsamları.Rehberi okuyun (9 dk)