Gizlilik politikası.

Bu politika, vekilaw.com web sitesi (“Website”) ile app.vekilaw.com adresinden sunulan bulut tabanlı hukuk bürosu yönetim hizmeti (“Hizmet”) için geçerlidir. Vekilaw, Vekilaw bünyesinde geliştirilir ve işletilir.

Website ziyaretçileri ve iletişim formu gönderenler bakımından veri sorumlusu Vekilaw şirketidir. Hizmeti kullanan büroların müvekkillerine ve davalarına ilişkin veriler bakımından ise roller bir sonraki bölümde ayrıca açıklanmıştır.

Ticari unvan

Vekilaw

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca veri sorumlusu, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen kişidir; veri işleyen ise veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına veri işleyen kişidir (md. 3).

Avukat veya hukuk bürosu Hizmet’e müvekkillerine, karşı taraflara, dava ve belgelere ilişkin veri girdiğinde bu verilerin veri sorumlusu avukat veya büronun kendisidir. Vekilaw bu verileri yalnızca büronun talimatları ve hizmet sözleşmesi çerçevesinde, Hizmet’i sunmak amacıyla veri işleyen sıfatıyla işler; kendi amaçları için kullanmaz, üçüncü kişilerle paylaşmaz ve büronun talimatı olmadan değiştirmez.

Bürolar, müvekkillerine karşı aydınlatma yükümlülüğünü ve işleme şartlarının sağlanmasını kendileri yerine getirir. Vekilaw, büro kullanıcılarının hesap ve abonelik verileri (ad, e-posta, telefon, rol, fatura bilgisi) ile Website verileri bakımından ise veri sorumlusudur.

Website ve Hizmet kapsamında aşağıdaki veri grupları işlenir.

• İletişim formu: ad soyad, e-posta, telefon, büro veya kurum adı, konu, mesajınızın içeriği, KVKK onayınız ve sayfa dili.
• Kötüye kullanım önleme: form gönderimlerinde IP adresinizin geri döndürülemez biçimde türetilmiş bir değeri. Ham IP adresi bu amaçla saklanmaz.
• Bağlantı ve altyapı verileri: Website ve uygulamaya erişirken IP adresiniz, istek zamanı ve adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi; bu trafik Cloudflare altyapısı üzerinden iletilir.
• Sunucu kayıtları: sunucunun güvenliği ve işleyişi için tutulan teknik kayıtlar (istek zamanı, istenen adres, yanıt kodu, hata bilgisi ve ağ üzerinden iletilen teknik bağlantı bilgileri).
• Hata raporları: uygulamada oluşan teknik hatalara ilişkin hata türü, istek yolu ve sürüm bilgisi; kişisel veriler rapordan ayıklanır.
• Hesap ve abonelik (Hizmet): kullanıcı adı soyadı, e-posta, telefon, rol ve yetkiler, abonelik planı, fatura ve ödeme durumu bilgileri; iki adımlı doğrulama (MFA) etkinse buna ilişkin doğrulama kayıtları.
• Hizmet kullanım kayıtları: oturum ve güvenlik olayları, işlem günlükleri.

Kişisel verileriniz yalnızca aşağıdaki amaçlarla ve KVKK md. 4’teki ilkelere uygun olarak işlenir.

• Taleplerinize yanıt vermek, demo ve satış görüşmelerini yürütmek. Hukuki sebep: sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması ve meşru menfaat (KVKK md. 5/2-c, 5/2-f).
• Website ve uygulama trafiğini iletmek, saldırılara karşı korumak ve kullanılabilirliği sağlamak. Hukuki sebep: meşru menfaat ve veri güvenliği yükümlülüğü (KVKK md. 5/2-f ve md. 12).
• Formların kötüye kullanılmasını ve otomatik saldırıları önlemek, sistem güvenliğini sağlamak. Hukuki sebep: meşru menfaat ve veri güvenliği yükümlülüğü (KVKK md. 5/2-f ve md. 12).
• Hizmet’i sunmak, aboneliği yönetmek, faturalandırmak ve destek vermek. Hukuki sebep: sözleşmenin ifası (KVKK md. 5/2-c).
• Vergi, ticaret ve diğer mevzuattan doğan yükümlülükleri yerine getirmek. Hukuki sebep: hukuki yükümlülük ve kanunlarda açıkça öngörülme (KVKK md. 5/2-a ve 5/2-ç).
• Hukuki taleplerin tesisi, kullanılması veya korunması. Hukuki sebep: KVKK md. 5/2-e.

İletişim formunu gönderdiğinizde verileriniz sunucu tarafında doğrulanır ve Vekilaw tarafından yapılandırılmış güvenli bir alıcıya iletilir. İletim başarısız olursa form başarılı gösterilmez; böylece talebinizin ulaşmadığı bir durumda bilgilendirilirsiniz.

Website’de analitik, reklam veya takip aracı kullanılmaz; tarayıcınıza zorunlu olmayan çerez yazılmaz. Ayrıntı için Çerez Politikası’na bakınız.

Formların otomatik gönderimlerle istismar edilmesini önlemek için gönderim sayısı sınırlandırılır. Bunun için IP adresiniz sunucuda tek yönlü olarak dönüştürülür; yalnızca bu dönüştürülmüş değer ve bir sayaç geçici olarak tutulur.

Sayaç kaydı 10 dakikalık bir pencere sonunda otomatik olarak silinir. Dönüştürülmüş değerden IP adresinize geri dönülemez ve bu değer sizi tanımlamak için başka bir amaçla kullanılmaz.

Website ve Hizmet’in güvenli ve kesintisiz çalışması, hataların giderilmesi ve güvenlik olaylarının incelenmesi için sunucu kayıtları tutulur. Bu kayıtlar pazarlama veya profilleme amacıyla kullanılmaz; yalnızca yetkili teknik personel erişir ve amaç için gereken süreden uzun saklanmaz.

Website ve uygulamaya yönelik trafik, ağ ve güvenlik altyapısı sağlayıcısı Cloudflare üzerinden iletilir. Cloudflare, ziyaretçi IP adresini ve istek bilgilerini bağlantıyı iletmek, saldırıları engellemek ve içeriği hızlandırmak için işler; bu işleme sırasında veriler yurt dışındaki sistemlerde bulunabilir.

Hizmet’e girilen dava, müvekkil ve belge verileri büronun şirket kapsamında izole edilir; kullanıcılar yalnızca rol ve izinleri dahilinde bu verilere erişebilir. Bu verilerin kullanım amacı, saklama süresi ve silinmesine büro karar verir.

Büroların müvekkillerinden gelen KVKK başvuruları büroya yönlendirilir; Vekilaw, bürolara bu başvuruları karşılamaları için makul teknik destek sağlar.

Hizmet MTY Cloud adı verilen ve tamamen Vekilaw tarafından işletilen kendi bulut altyapısında barındırılır; müvekkil ve dava verileri yurt içi altyapıda saklanır. Website ve uygulama trafiği ise Cloudflare üzerinden iletilir (aşağıya bakınız).

AI erişimi/kotası etkin plan veya ek paket kapsamına bağlıdır; üretim çağrıları güncel şirket onayı, yetki ve sağlayıcı yapılandırması gerektirir. Model ayarları tek başına işleme ülkesini, alt sağlayıcıları, saklama veya eğitimde kullanım koşullarını kanıtlamaz. Gerçek sağlayıcı ve sözleşme koşulları ayrıca doğrulanmalıdır; bu ürün ayarları yurt dışına aktarım yapılmaması veya eğitimde kullanılmama garantisi oluşturmaz. Geçmiş serbest metin analizlerinde kişi eşleme ve silme politikası henüz belirlenmemiştir.

Hizmet’in belirli özellikleri için aşağıdaki kategorilerde alt işleyenlerden yararlanılır. Bu aktarımlar yalnızca ilgili özelliği kullandığınızda ve özelliğin gerektirdiği ölçüde yapılır:

• Ağ ve güvenlik altyapısı (CDN): Cloudflare. Website ve uygulama trafiğini iletir, saldırılara karşı korur ve hızlandırır; bu amaçla ziyaretçi IP adresi ve istek bilgilerini işler. Sistemleri yurt dışındadır.
• Ödeme hizmeti sağlayıcısı: iyzico. Abonelik ve online tahsilat ödemeleri iyzico altyapısı üzerinden işlenir; kart bilgileriniz iyzico tarafından işlenir ve Vekilaw sunucularında saklanmaz.
• E-posta gönderim sağlayıcısı: Resend. Hesap doğrulama, parola yenileme ve bildirim e-postalarının iletiminde kullanılır; e-posta adresi ve ileti içeriğini işler. Sistemleri yurt dışındadır.
• Hata izleme sağlayıcısı: Sentry. Teknik hata raporlarını alır; kişisel verilerin rapora girmemesi için yapılandırılmıştır ve rapordan ayıklanır. Sistemleri yurt dışındadır.
• Bildirim sağlayıcıları: SMS, WhatsApp ve mobil anlık bildirim (push) gönderimi için kullanılan hizmet sağlayıcıları.
• Takvim entegrasyonları: Google Takvim ve Outlook gibi, yalnızca sizin bağladığınız takvim hizmetleri ve sizin oluşturduğunuz ICS abonelik bağlantısı; duruşma ve süre kayıtları bu takvimlere sizin tercihinizle aktarılır.
• E-belge entegratörleri: büronun e-Fatura, e-Arşiv veya e-SMM için seçtiği sağlayıcı (örneğin Paraşüt, Logo, Uyumsoft). Aktarım büronun talimatıyla ve fatura işleminin gerektirdiği ölçüde yapılır; bu verilerde büro veri sorumlusudur.

Kişisel veriler, işlendikleri amaç için gerekli olan veya ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar saklanır; sürenin sonunda KVKK md. 7 uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

• İletişim talepleri: talebin sonuçlandırılmasından itibaren en fazla 2 yıl.
• Kötüye kullanım önleme sayacı: 10 dakika.
• Sunucu kayıtları: amaç için gerekli süre ve ilgili mevzuatta öngörülen süre.
• Hesap ve abonelik verileri: abonelik süresince ve sözleşme sonrasında zamanaşımı sürelerinin gerektirdiği süre kadar.
• Fatura ve ticari defter belgeleri: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu md. 82 ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu md. 253 uyarınca öngörülen süreler (on yıla kadar).
• Büro verileri: abonelik süresince; abonelik sona erdiğinde büronun talimatı doğrultusunda dışa aktarılır, silinir veya anonim hale getirilir. Ayrıntılar hizmet sözleşmesinde yer alır.
• Yedek kopyalar: en fazla 12 ay. Silinen veya anonim hale getirilen veri, yedeklerden bu sürenin sonunda tamamen düşer.
• Firma hesabı kapatıldığında hiçbir firmaya üyeliği kalmayan hesaplar: size ayrıca e-posta ile bildirildikten 30 gün sonra anonim hale getirilir; bu sürede başka bir firmaya katılır ya da hesabınızla giriş yaparsanız hesabınız korunur.

KVKK md. 12 uyarınca verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek için teknik ve idari tedbirler alınır: şirket bazlı veri izolasyonu, rol ve izin tabanlı erişim, şifreli bağlantı, güvenli oturum çerezleri ve erişim kayıtları bunlar arasındadır.

Vekilaw, Vekilaw tarafından geliştirilir ve işletilir. ISO/TSE belge bilgileri henüz yayımlanmamıştır.

KVKK md. 11 uyarınca verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, düzeltme, silme veya yok edilmesini isteme, aktarılan üçüncü kişileri öğrenme, otomatik analiz sonucuna itiraz etme ve zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Başvurularınızı yukarıda belirtilen e-posta adresine veya yazılı olarak şirket adresine iletebilirsiniz. Başvuru yöntemi, gerekli bilgiler ve süreler KVKK Aydınlatma Metni’nde açıklanmıştır.

Hizmet kullanıcıları, kişisel verilerini uygulama içinden dışa aktarabilir. Firma sahibi, uygulamadan KVKK kapsamında firma hesabının kapatılmasını talep edebilir: kimlik doğrulamasının ardından hesap salt okunur olur, verilerin dışa aktarımı hazırlanır ve silme planlanır; silme başlamadan önce talep geri alınabilir. Mevzuattan doğan saklama yükümlülükleri (fatura gibi) saklıdır.

Website ve Hizmet, meslek mensuplarına yöneliktir; 18 yaşın altındaki kişilere yönelik değildir ve bu kişilerden bilerek veri toplanmaz.

Bu politika mevzuat veya hizmetteki değişikliklere göre güncellenebilir. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır ve sayfanın başındaki güncelleme tarihi değişir.

Sorularınız için yukarıda yer alan iletişim bilgilerinden bize ulaşabilirsiniz.